Những thủ thuật sử dụng Evernote nâng cao

Ảnh: Lifehacker

Đây là phần cuối trong loạt bài về ứng dụng ghi chú Evernote, nếu bỏ lỡ những phần trước các bạn có thể xem lại tại đây.

Bài viết này tổng hợp những thủ thuật nâng cao để sử dụng hiệu quả Evernote nên sẽ khá dài và có sử dụng một số thuật ngữ chuyên môn, tôi sẽ cố gắng giải thích cặn kẽ từng thuật ngữ để mọi người đều có thể thực hiện được.

Chúng ta bắt đầu nào!

Mục lục

• • Mục lục
  • 1. Bảo vệ đoạn văn bản nhạy cảm bằng mật khẩu
  • 2. Tạo thư mục watch (chỉ thực hiện được trên Windows)
  • 3. “Nhốt” sổ tay (notebooks) trong máy tính
  • 4. Tạo “đường tắt” đến ghi chú của bạn
    • Mac OS X
    • Android
  • 5. Tính năng nhận dạng giọng nói
  • 6. Sử dụng thẻ lồng nhau (Nested Tags)
  • 7. Dùng Evernote từ xa bằng email
  • 8. Chỉnh sửa ảnh và tập tin đính kèm (attachments) trực tiếp
    • Chỉnh sửa ảnh
    • Chỉnh sửa tập tin đính kèm
  • 9. Tìm kiếm nâng cao với Evernote
    • Tìm kiếm bên trong hình ảnh
    • Tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên
    • Tìm kiếm bằng kí tự đặc biệt
    • Tìm kiếm bằng từ khóa
  • Tài liệu tham khảo
  • Giải thích thuật ngữ

1. Bảo vệ đoạn văn bản nhạy cảm bằng mật khẩu

Mặc dù không cho phép khóa toàn bộ một ghi chú bằng mật khẩu (cho tới hiện tại!), Evernote cho phép bạn chọn một đoạn văn bản “nhạy cảm” trong ghi chú của mình, ví dụ như mật khẩu, số tài khoản ngân hàng, số điện thoại, CD Key… rồi ẩn đoạn văn bản đó dưới một lớp mật khẩu do bạn chỉ định. Khi bạn nhập đúng mật khẩu thì đoạn văn bản đó mới được hiển thị.

Ngoài ra Evernote còn hỗ trợ bảo mật bằng công nghệ xác thực hai phần (two-factors authentication [1]), công nghệ này khiến việc ai đó truy cập ghi chú của bạn mà không được phép gần như bất khả thi. Bật chức năng này cho Evernote tại đây.

Cách thực hiện:

• Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần bảo vệ.
• Bước 2: Nhấp phải chuột vào đoạn văn bản đó và chọn Encrypt Selected Text...
• Bước 3: Nhập mật khẩu.
• Bước 4: Chọn Remember passphrase until I quit Evernote nếu bạn muốn Evernote lưu mật khẩu cho đến khi bạn thoát khỏi chương trình.
• Bước 5: Bấm OK.

Mẹo: Evernote thậm chí còn cho phép bạn tìm kiếm với từ khóa Notes with encyption để tìm những ghi chú có đoạn văn bản đã được bảo mật.

2. Tạo thư mục watch (chỉ thực hiện được trên Windows)

Một số bạn thường sử dụng Evernote để lưu trữ tài liệu scan, tập tin PDF [2], vé máy bay, danh thiếp hay những tài liệu cần thiết khác.

Thay vì chèn những tài liệu đó vào Evernote một cách thủ công, bạn có thể tạo một thư mục “watch” trong máy tính của mình. Những tài liệu được đặt trong thư mục đó sẽ tự động hiện ra trong Evernote.

Nghe có vẻ hấp dẫn nhưng tiếc là tôi không sử dụng Windows thường xuyên nên chưa có điều kiện kiểm tra tính năng này, nếu bạn biết chính xác tính năng này hoạt động như thế nào xin vui lòng bình luận bên dưới để tôi có thể cập nhật vào bài viết (tất nhiên là kèm theo tên của bạn). Nếu không tôi sẽ cố gắng cập nhật mục này trong thời gian sớm nhất 😉

3. “Nhốt” sổ tay (notebooks) trong máy tính

Một trong những “Tính năng ăn tiền” của Evernote là Đồng bộ tức thời (Instant Sync), tức là khi bạn tạo hay chỉnh sửa ghi chú của mình trên máy tính, những chỉnh sửa đó sẽ có tác dụng tức thời trên máy tính bảng, trên web hay trên điện thoại của bạn và ngược lại (tất nhiên là những thiết bị tham gia đều phải kết nối Internet).

Nói là vậy nhưng Evernote cũng cho phép bạn tạo những Local Notebook, tất cả ghi chú trong Local Notebooks sẽ chỉ tồn tại trên máy tính của bạn mà không đồng bộ với những thiết bị khác.

Để làm điều này thực ra rất đơn giản, khi tạo notebook mới, bạn nhớ bấm phải chuột vào notebook đó, chọn Notebook Settings và đánh dấu vào tùy chọn Local Notebook. Evernote sẽ lo phần còn lại!

Lưu ý: Một khi notebook đã được tạo thì bạn không thể chuyển nó thành Local Notebook được. Tuy nhiên bạn có thể “lách luật” bằng cách tạo một notebook mới, cài đặt nó là Local Notebook và chuyển tất cả những ghi chú trong notebook cũ sang notebook vừa tạo. Sau đó xóa notebook cũ là xong 😉

4. Tạo “đường tắt” đến ghi chú của bạn

Để mở một ghi chú, bạn thường phải mở Evernote trước, sau đó mới chọn ghi chú mong muốn. Với một số ghi chú bạn cần mở thường xuyên thì việc này tỏ ra khá rườm rà và mất thời gian.

Bạn có thể sử dụng thủ thuật sau để tạo “biểu tượng đường tắt” (shortcut) cho ghi chú của mình. Hai nền tảng tôi đang sử dụng là OS X và Android nên tạm thời tôi chỉ có thể chia sẻ cho bạn cách tạo shortcut trên hai nền tảng này 😉

Mac OS X

Ở đây chúng ta sẽ sử dụng Apple Script để thực hiện. Bạn mở ứng dụng Script Editor (/Applications/Utilities), tạo một tập tin mới và dán đoạn code sau vào:

tell application id "com.evernote.Evernote"

--- Thay Ten_Notebook bằng tên Notebook của bạn
set notebookName to "Ten_Notebook"

--- Thay Tieu_De_Note bằng tiêu đề ghi chú của bạn
set matchingNotes to find notes ("intitle:Tieu_De_Note")
set matchingNote to item 1 of matchingNotes

open note window with matchingNote
activate

end tell

Lưu đoạn code trên thành file .scpt rồi đặt ngoài Desktop, chỉ cần chạy tập tin đó thì ghi chú bạn cần sẽ được mở lên.

Android

Trên Android thì mọi việc đơn giản hơn nhiều, bạn chỉ cần chạm và giữ (long press) vào ghi chú cần tạo shortcut và chọn Add to Homescreen, một shortcut với biểu tượng Evernote sẽ hiện ra ở Homescreen của bạn.

5. Tính năng nhận dạng giọng nói

Đúng vậy, ngoài việc ghi âm thông thường, Evernote còn hỗ trợ speech-to-text. Tức là Evernote sẽ chuyển từ giọng nói của bạn sang dạng văn bản!

Đây là một trong những tính năng tuyệt vời nhất của Evernote, tiếc là hiện tại Evernote chỉ hỗ trợ nhận dạng giọng nói bằng tiếng Anh 😦

Tuy nhiên đối với những bạn muốn luyện nói tiếng Anh hoặc thường tham dự các hội thảo quốc tế, tính năng này vẫn rất tiện lợi.

Ví dụ, bạn có thể thử đọc một bài báo bằng tiếng Anh rồi để Evernote chuyển những gì bạn đọc sang dạng văn bản, tôi dám chắc rằng bạn sẽ có những trải nghiệm thú vị 😛 Hoặc trong một buổi hội thảo quốc tế, hãy bật tính năng nhận diện giọng nói để Evernote chuyển những gì diễn giả nói sang dạng văn bản cho bạn!

6. Sử dụng thẻ lồng nhau (Nested Tags)

Ở bài viết trước tôi đã hướng dẫn các bạn sử dụng thẻ (tag) để quản lí ghi chú trong Evernote.

Nhưng bạn có biết rằng chúng ta còn có thể tạo ra nhiều cấp độ cho thẻ để tránh việc phải tạo thêm nhiều notebook, giả sử bạn đã có thẻ College, bạn có thể tạo thêm những ‘thẻ con’ nằm trong thẻ College như Programming, Skills hay…Source 😛

Cách thực hiện:

• Bước 1: Chọn phần Tags ở thanh Sidebar.
• Bước 2: Kéo thẻ Programming vào thẻ College.

Mẹo: Bạn có thể thêm dấu ! hoặc # vào trước tên những thẻ bạn hay dùng (ví dụ như #programming) và chọn sắp xếp thẻ theo tên, những thẻ đó sẽ hiển thị ở đầu danh sách cho bạn dễ thao tác. Thank Mr.Amit Agarwal for your great tip!

7. Dùng Evernote từ xa bằng email

Evernote tạo sẵn cho mỗi người dùng một tài khoản email với dạng xxxxxxxxxxxx@m.evernote.com. Các bạn có thể tìm thấy địa chỉ email của mình ở mục Email Notes to tại đây. Khi bạn gửi email kèm hình ảnh, văn bản, tập tin đính kèm…vào địa chỉ này, Evernote sẽ lưu nội dung email vào notebook mặc định của bạn (thông thường là sổ INBOX).

Mẹo: Bạn thậm chí có thể tạo nhắc nhở (reminder) trong Evernote từ xa qua email bằng cách thêm dấu ! trước ngày mà bạn muốn Evernote nhắc bạn trong phần Subject của email. Ví dụ bạn có thể gửi email tới địa chỉ Evernote cấp cho bạn với subject như sau:

Subject: Học lập trình !2014/12/11

Subject: Advance Evernote !tomorrow     

Khi tới ngày đã định trước, Evernote sẽ gửi email hoặc hiện thông báo trên điện thoại cho bạn đồng thời hiển thị nhắc nhở ở phần Reminder trong ứng dụng chính.

8. Chỉnh sửa ảnh và tập tin đính kèm (attachments) trực tiếp

Chỉnh sửa ảnh

Nếu ghi chú của bạn có kèm hình ảnh, bạn có thể nhấp phải chuột vào ảnh đó và chọn Annotate this Image... để chỉnh sửa bằng những tính năng y hệt như những tính năng có trên Skitch.

Chỉnh sửa tập tin đính kèm

Nếu là dân văn phòng và thường xuyên phải làm việc bằng email, có khi nào bạn cảm thấy tức tối vì tập tin pdf đính kèm trong email chỉ cho phép xem mà không thể chỉnh sửa (read-only)?

Trong Evernote mọi việc dễ chịu hơn rất nhiều, nếu bạn đính kèm một tập tin pdf trong ghi chú, chỉ cần nháy đúp (double click) vào tập tin pdf và chỉnh sửa tùy ý, mọi thay đổi sẽ được cập nhật cho bạn và những người được bạn chia sẻ ghi chú đó có thể nhìn thấy tức thời (Live update).

9. Tìm kiếm nâng cao với Evernote

Tìm kiếm bên trong hình ảnh

Giống như Google Drive, Evernote cũng tích hợp OCR [3] cho phép bạn có thể tìm kiếm văn bản bên trong hình ảnh, thậm chí là chữ viết tay. Ví dụ như ở hình trên, tôi đã dùng tính năng Camera của Evernote trên Android để scan những ghi chép trên trường của mình, sau khi đồng bộ lên máy chủ của Evernote tôi có thể tìm kiếm những kí tự do chính mình viết ra. Quá tuyệt vời!

Tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên

Bạn còn có thể tìm kiếm trong Evernote bằng ngôn ngữ tự nhiên tương tự như Siri trên iPhone vậy (tất nhiên là bằng tiếng Anh) 😛

Bạn có thể gõ vào ô tìm kiếm đại loại như Images from Ha Noi since 2012 để tìm những ghi chú có chứa hình ảnh được tạo tại Hà Nội từ năm 2012 đến nay, hay Recipes with photos tagged vegetarian để tìm những ghi chú được Evernote xếp vào loại công thức nấu ăn có kèm hình ảnh và được gắn thẻ “vegetarian”!

Những cú pháp được hỗ trợ bạn có thể xem ở hình dưới hoặc xem thêm tại đây.

Tìm kiếm bằng kí tự đặc biệt

Bạn có thể sử dụng những kí hiệu như +, -, " hay * để thực hiện những thao tác tìm kiếm trong Evernote tương tự như trên Google.

Kí hiệu	Ví dụ
+, -	banphimtre + evernote - wunderlist sẽ tìm những ghi chú có chứa banphimtre và evernote nhưng không chứa wunderlist.
*	eve* sẽ hiển thị tất cả những ghi chú có chứa từ bắt đầu bằng ev chẳng hạn như evernote hay event.
"	"Bàn phím tre" sẽ trả về những ghi chú có chứa chính xác cụm từ Bàn phím tre.

Tìm kiếm bằng từ khóa

Evernote hỗ trợ một loạt những từ khóa nâng cao để bạn có thể tìm kiếm thông tin một cách chính xác nhất có thể. Bên dưới là một số những từ khóa hữu ích nhất:

Từ khóa	Ví dụ
intitle:	intitle:coffee sẽ tìm những ghi chú có từ ‘coffee’ trong tiêu đề.
notebook:	notebook:Finance sẽ chỉ tìm những ghi chú có trong notebook Finance.
any:	any:pizza beer sẽ trả về những ghi chú có chứa từ pizza hoặc beer (nếu bỏ any: Evernote sẽ chỉ trả về những ghi chú có cả pizza và beer).
tag:	tag:banphimtre sẽ trả về tất cả những ghi chú đã được gắn thẻ banphimtre.
-tag: [4]	-tag:banphimtre sẽ trả về tất cả những ghi chú không chứa thẻ banphimtre.
created:	created:day-2 sẽ trả về những ghi chú đã được tạo từ hai ngày trước cho đến nay. created:week-1 sẽ trả về những ghi chú đã được tạo từ tuần trước đến nay.created:19940309 sẽ trả về những ghi chú được tạo vào ngày 9 tháng Ba năm 1994 (dạng YYYYMMDD).
updated:	Từ khóa updated hoạt động y hệt từ khóa created nhưng sẽ trả về những ghi chú có chỉnh sửa trong khoảng thời gian cụ thể. Nếu trong khoảng thời gian đó một ghi chú không được chỉnh sửa thì ngày chỉnh sửa cũng chính là ngày tạo.
resource:	resource:image/jpeg sẽ trả về tất cả những ghi chú có nhúng tập tin hình ảnh jpeg. resource:audio/* sẽ trả về tất cả những ghi chú có chứa tập tin âm thanh.
latitude:, longitude: và altitude:	Yêu cầu: Chế độ lưu địa điểm được bật khi bạn tạo ghi chú. latitude:37 sẽ trả về những ghi chú được tạo ra ở địa điểm có vĩ độ lớn hơn 37. Thêm -latitude:38 vào khung tìm kiếm để hiện những ghi chú có vĩ độ từ 37 tới 38. longitude: and altitude: cho kết quả tương tự lần lượt cho kinh độ và độ cao.
source:	source:mobile.* trả về tất cả những ghi chú đã được tạo trên thiết bị di động (điện thoại, máy tính bảng). source:mail.smtp trả về những ghi chú được thêm qua đường email. source:web.clip trả về những ghi chú được thêm bằng Web clipper.
recoType:	recoType:picture sẽ trả về những ghi chú có chứa một hay nhiều hình ảnh đã được hệ thống nhận dạng hình ảnh của Evernote xử lí. Những tham số khác có thể dùng thay cho picture là printed, speech, handwritten, và unknown.
todo:	todo:true sẽ trả về những ghi chú có chứa checkbox đã được kiểm (checked). todo:false sẽ tìm những ghi chú có chứa checkbox chưa được kiểm (not checked). todo:* sẽ trả về những ghi chú có chứa checkbox bất kể được kiểm hay chưa.
encryption:	encryption: không cần thêm tham số, nó sẽ trả về những ghi chú đang sử dụng hệ thống bảo vệ bằng mật khẩu của Evernote.

Nếu quan tâm bạn có thể xem thêm thông tin về tìm kiếm trong Evernote tại đây.

Mọi thắc mắc cũng như ý kiến đóng góp các bạn có thể bình luận bên dưới hoặc gửi mail về địa chỉ hungthien9394@gmail.com. Tôi sẽ cố gắng phản hồi trong thời gian sớm nhất.

Tài liệu tham khảo

1. “10 Tips for Evernote Users.” Digital Inspiration. Web. 09 Nov. 2014. http://www.labnol.org/software/evernote-tips/18077/
2. “Using Evernote’s advanced search syntax.” Evernote. Web. 09 Nov. 2014. https://evernote.com/contact/support/kb/#!/article/23245321
3. “Discover Evernote’s Powerful Descriptive Search.” Evernote Blog. Web. 09 Nov. 2014. http://blog.evernote.com/blog/2014/02/04/evernote-search-gets-more-powerful-with-descriptive-search/

Giải thích thuật ngữ

---

1. Two-factors authentication: Một số tài liệu tiếng Việt dịch thuật ngữ này là “Bảo mật hai lớp”, nhưng sau khi tìm hiểu và sử dụng công nghệ này tôi cho rằng nên dịch là “xác thực hai phần” hoặc “xác thực hai bước” (two-steps verification) thì mới chính xác. ↩
2. PDF: viết tắt của Portable Document Format, đây là một kiểu tập tin rất phổ biến nên tôi nghĩ chúng ta cũng nên biết nó là viết tắt của gì chứ nhỉ 😛 ↩
3. OCR: viết tắt của Optical Character Recognition (công nghệ nhận dạng kí tự bằng quang học). ↩
4. Bạn có thể sử dụng cả dấu + và - để liên kết các từ khóa khi tìm kiếm trong Evernote như trong phần Tìm kiếm bằng kí tự đặc biệt. Tìm kiếm bằng + và - được gọi là tìm kiếm luận lí. ↩